Get Your Point Across without Being Rude

 Have you ever found yourself saying, "Well, I was just being honest"? This is a classic communication issue: The speaker and listener have drastically different perceptions about the meaning of a message. This effect is amplified when you think you're being authentic (or honest, or transparent, or up front). Without knowing your intention, or if you lack the interpersonal skill to frame an authentic message well, the listener may think you' re rude and no longer wish to continue any sort of relationship with you, much less a productive conversation.

In a business setting, a higher degree of professionalism might be standard. So being authentic requires a balance between being forthright and gaining the interpersonal skill that allows you to be more sensitive and diplomatic.

While we can' t cover every possible interaction here, we will share key points as you look to polish your interpersonal skill and, at the same time, become more authentic in your communications. Notice the "raw comments" versus "polished comments" for each of the examples below.

Five tips for skillful authenticity

1.      Get more information before making a statement. Making a statement rather than asking a question closes off the possibility that you' ll gain additional understanding and increases the likelihood that you'll be perceived negatively. Don' t jump to the conclusion that your way's the only way without getting the full story.

Raw: That's never going to work.

Polished: I don't have enough information yet to get behind this and see how it will help improve project outcomes. Can you tell me more about what you' re proposing?

2.     Check out any assumptions you might be making. If you think you've made an assumption, ask (and if you don't think you make any assumptions, you've just made a big one!). More often than not, because of our own filters, what we hear is quite different from what someone has actually said and certainly different from what they might have intended to say. Get clarity as quickly as possible to avoid tainting the interaction with a misconception made early on.

Raw:You're trying to keep me out of the loop, and you're talking down to me.

Polished: I'm making the assumption that you think I shouldn't be involved in this project and that you think I'm less qualified on this subject than you are. Is that correct?

Raw: You need to do a great job on this project, or we'll all be in trouble.

Polished: In order to fulfill expectations for success on this project, you need to improve our customer relations feedback from fair to good within six months of starting the new approach. Knowing that, is there anything else we need to add to help meet that goal?

3.     Keep everyone focused on the goal and intention. Create common ground on which to share your perspective. This helps people maintain understanding without hitting hot buttons as quickly or ferociously.

Raw: I don't work that way, I have high standards.

Polished: I have some concerns about doing it this way, particularly that our approach will seem rude to customers. I'd like to propose another option that leads to the same goals.

4.     Know the difference between inquiry and advocacy.Much of the time, conversations go nowhere or aren't as productive as they could be, because participants are too busy trying to convince others that their position is the correct one. Spend time inquiring into another participant's position, as well as sharing why you've arrived at your own position. Remember, your truth isn't the only truth, and you may not even be right. Keeping this in mind helps us be more humble as we enter into conversation with others.

Raw: We can't do that. We have to do what I've suggested, or the project won't work.

Polished: Tell me more about how your suggestion might help us reach our goal for this project, and then I'd like to share more information about my own suggestion.

5.     Set the stage. Demonstrate your authenticity by telling people that you might not have it down pat yet. This comment instantly brings your audience to the table in terms of how you're operating and what they might expect. Note: Don't use this rule as an excuse to shoot off your mouth about anything. Use it as a guide to your intentions.

Raw: I'm going to say what I'm feeling and thinking.

Polished: Before we get started, I want to let you know that I'm trying to be more authentic. Do all of you feel comfortable with this? (Offer to share examples of your candor.)

This information provides food for thought rather than counsel specifically designed to meet the needs of your organization or situation. Use it mindfully. The most effective communication plan should be tailored to your unique needs, so get individualized assistance from a communication expert.

Jamie Walters is the founder and Chief Vision & Strategy Officer at Ivy Sea, Inc. in San Francisco, CA. Coauthor Sarah Fenson is Ivy Sea's Guide to Client Services.

Pernahkah Anda menemukan diri Anda berkata , " Yah, aku hanya bersikap jujur ​​" ? Ini adalah masalah komunikasi klasik : The pembicara dan pendengar memiliki persepsi yang berbeda secara drastis tentang makna pesan . Efek ini diperkuat ketika Anda berpikir Anda sedang otentik ( atau jujur ​​, atau transparan , atau di depan ) . Tanpa mengetahui tujuan Anda , atau jika Anda tidak memiliki keterampilan interpersonal untuk membingkai pesan otentik baik , pendengar mungkin berpikir Anda sedang kasar dan tidak lagi ingin melanjutkan hubungan apapun dengan Anda , apalagi percakapan produktif .
Dalam lingkungan bisnis , tingkat yang lebih tinggi profesionalisme mungkin standar. Jadi menjadi otentik membutuhkan keseimbangan antara menjadi blak-blakan dan mendapatkan keterampilan interpersonal yang memungkinkan Anda untuk menjadi lebih sensitif dan diplomatik .
Sementara kita bisa 't menutupi setiap interaksi mungkin di sini , kami akan berbagi poin kunci seperti yang Anda lihat untuk memoles keterampilan interpersonal Anda dan , pada saat yang sama , menjadi lebih otentik dalam komunikasi Anda . Perhatikan " komentar mentah" versus " komentar dipoles " untuk masing-masing contoh di bawah ini .
Lima tips untuk keaslian terampil
1 . Dapatkan informasi lebih lanjut sebelum membuat pernyataan . Membuat pernyataan daripada mengajukan pertanyaan menutup off kemungkinan bahwa Anda akan mendapatkan pemahaman tambahan dan meningkatkan kemungkinan bahwa Anda akan dianggap negatif . Don ' t melompat ke kesimpulan bahwa jalan satu-satunya cara tanpa mendapatkan cerita lengkap .

Raw : Itu tidak akan pernah berhasil .

Dipoles : Saya tidak memiliki informasi yang cukup belum mendapatkan balik ini dan melihat bagaimana hal itu akan membantu meningkatkan hasil proyek . Bisakah Anda ceritakan lebih banyak tentang apa yang Anda ajukan?

2 . Periksa asumsi Anda mungkin akan membuat . Jika Anda berpikir Anda telah membuat asumsi , meminta ( dan jika Anda tidak berpikir Anda membuat asumsi , Anda baru saja membuat satu besar ! ) . Lebih sering daripada tidak , karena filter kita sendiri , apa yang kita dengar sangat berbeda dari apa yang orang telah benar-benar dikatakan dan tentu berbeda dari apa yang mereka mungkin telah dimaksudkan untuk mengatakan . Dapatkan kejelasan secepat mungkin untuk menghindari mencemari interaksi dengan kesalahpahaman dibuat sejak awal .

Raw : Anda mencoba untuk membuat saya keluar dari loop , dan Anda sedang berbicara ke saya .

Dipoles : Aku sedang membuat asumsi bahwa Anda pikir saya tidak boleh terlibat dalam proyek ini dan bahwa Anda pikir aku kurang mumpuni tentang hal ini dari Anda . Apakah itu benar ?

Raw : Anda perlu melakukan pekerjaan yang besar pada proyek ini , atau kita semua akan berada dalam kesulitan .

Dipoles : Dalam rangka memenuhi harapan untuk sukses pada proyek ini , Anda perlu meningkatkan kami umpan balik hubungan pelanggan dari adil untuk baik dalam waktu enam bulan setelah mulai pendekatan baru . Mengetahui bahwa , apakah ada hal lain yang kita perlu menambahkan untuk membantu memenuhi tujuan itu ?

3 . Membuat semua orang berfokus pada tujuan dan niat . Buat kesamaan yang untuk berbagi perspektif Anda . Ini membantu orang menjaga pemahaman tanpa memukul tombol panas secepat atau galak .

Raw : Saya tidak bekerja seperti itu , saya memiliki standar tinggi .

Dipoles : Saya punya beberapa kekhawatiran tentang melakukannya dengan cara ini , terutama bahwa pendekatan kami akan tampak kasar kepada pelanggan . Saya ingin mengusulkan opsi lain yang mengarah ke tujuan yang sama .

4 . Tahu perbedaan antara penyelidikan dan advocacy.Much waktu, percakapan ke mana-mana atau tidak seproduktif mereka bisa , karena peserta terlalu sibuk berusaha untuk meyakinkan orang lain bahwa posisi mereka adalah yang benar . Menghabiskan waktu menyelidiki posisi lain peserta , serta berbagi mengapa Anda sudah sampai di posisi Anda sendiri . Ingat , kebenaran Anda bukanlah satu-satunya kebenaran , dan Anda bahkan mungkin tidak benar. Menjaga ini dalam pikiran membantu kita lebih rendah hati seperti yang kita masuk ke dalam percakapan dengan orang lain .

Raw : Kami tidak bisa melakukan itu . Kita harus melakukan apa yang saya sarankan, atau proyek tidak akan bekerja .

Dipoles : Ceritakan lebih banyak tentang bagaimana saran Anda dapat membantu kami mencapai tujuan kami untuk proyek ini , dan kemudian saya ingin berbagi informasi lebih lanjut tentang saran saya sendiri .

5 . Set panggung . Menunjukkan keaslian Anda dengan memberitahu orang-orang bahwa Anda mungkin tidak memiliki tepuk bawah belum . Komentar ini langsung membawa audiens Anda ke meja dalam hal bagaimana Anda beroperasi dan apa yang mereka harapkan . Catatan : Jangan menggunakan aturan ini sebagai alasan untuk menembak dari mulut Anda tentang apa pun . Menggunakannya sebagai panduan untuk niat Anda .

Raw : Aku akan mengatakan apa yang saya rasakan dan pikirkan .

Dipoles : Sebelum kita mulai , saya ingin membiarkan Anda tahu bahwa saya sedang berusaha untuk menjadi lebih otentik . Apakah kalian semua merasa nyaman dengan ini? ( Tawarkan untuk berbagi contoh keterusterangan Anda . )
Informasi ini memberikan makanan untuk berpikir daripada nasihat khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan organisasi atau situasi . Gunakan dengan penuh perhatian . Rencana komunikasi yang paling efektif harus disesuaikan dengan kebutuhan unik Anda , sehingga mendapatkan bantuan individual dari seorang ahli komunikasi .
Jamie Walters adalah pendiri dan Chief Visi & Strategy Officer at Ivy Sea , Inc di San Francisco , CA . Rekan penulis Sarah Fenson adalah Panduan Ivy Sea untuk Layanan Klien .